Un pagamento non spiegato su un conto aziendale può sembrare un’entrata gradita, ma può anche essere l’inizio di una truffa. I truffatori approfittano degli imprenditori indaffarati e della pressione a rispondere rapidamente, usando bonifici inattesi e richieste urgenti per indurli a prendere decisioni prima che la transazione sia stata verificata.
Una truffa comune consiste nell’invio di denaro da parte di un truffatore, seguito dalla richiesta di restituirlo, spesso con un metodo diverso, come un bonifico bancario o buoni regalo. Se il pagamento originale proviene da un conto rubato o da una carta compromessa, in seguito potrebbe essere stornato dopo che il vero titolare del conto lo contesta. L’impresa potrebbe quindi perdere il denaro restituito.
I pagamenti inattesi possono anche essere tentativi di verificare dati di carte rubate o conti hackerati. Una transazione che inizialmente sembra legittima può comportare uno storno, commissioni o la perdita della merce. Nelle truffe di phishing, il pagamento è un’esca: un messaggio successivo potrebbe indirizzare il destinatario a un sito web falso oppure chiedergli le credenziali di accesso e altre informazioni sensibili.
Tra i segnali d’allarme ci sono richieste urgenti di rimborso, richieste di usare un metodo di pagamento diverso, messaggi o link inviati al di fuori dei canali ufficiali e pagamenti che non corrispondono a una fattura, a un ordine o ai dati del cliente. Un importo tondo o un mittente sconosciuto dovrebbero indurre a controllare più attentamente, anche se nessuno dei due elementi dimostra automaticamente che si tratti di una frode.
Le imprese dovrebbero verificare le transazioni sospette direttamente con la propria banca o il fornitore di servizi di pagamento, usando il sito web o l’app ufficiali. Non dovrebbero seguire le istruzioni di rimborso di un mittente non verificato né effettuare un rimborso separato. Se un pagamento sembra dubbio, il fornitore può indicare i passi successivi più appropriati.
Procedure finanziarie coerenti possono rendere più facile individuare le attività irregolari. Tenere separate le finanze aziendali da quelle personali, riconciliare i pagamenti con ordini e fatture e monitorare i normali schemi delle transazioni può aiutare a individuare le discrepanze. Le imprese possono inoltre proteggere i conti bancari, di pagamento e di posta elettronica con password univoche e l’autenticazione a due fattori, attivare avvisi per le attività rilevanti sui conti e limitare l’accesso ai dipendenti che ne hanno bisogno.
Anche regole chiare per il personale sono importanti. I dipendenti che gestiscono i pagamenti dovrebbero sapere che i rimborsi non spiegati vanno verificati e non devono essere restituiti tramite canali alternativi. La formazione può aiutare i team a riconoscere link di phishing, fatture false e messaggi che si spacciano per comunicazioni di clienti o fornitori.
L’articolo di origine raccomanda inoltre di affiancare a queste procedure misure di protezione informatica, poiché le truffe possono iniziare tramite un’e-mail o un sito web fraudolento anziché attraverso una piattaforma di pagamento. Menziona Bitdefender Ultimate Small Business Security, che comprende protezione dei dispositivi e delle e-mail, gestione delle password, accesso VPN e funzionalità di protezione dalle truffe. Il suo strumento Scam Protection Pro consente ai dipendenti di controllare messaggi o link sospetti, mentre la gestione centralizzata facilita il controllo dei dispositivi. Strumenti di questo tipo possono offrire una protezione aggiuntiva, ma i pagamenti sospetti devono comunque essere verificati con la banca o il fornitore interessato.
Fonti: TechRadar.