Un pago sin explicación en la cuenta de una empresa puede parecer un ingreso bienvenido, pero también puede ser el inicio de una estafa. Los estafadores se aprovechan de los propietarios ocupados y de la presión para responder rápidamente, y utilizan transferencias inesperadas y solicitudes urgentes para incitar a tomar decisiones antes de comprobar la transacción.
Una estafa habitual consiste en que un estafador envía dinero y luego pide que se lo devuelvan, a menudo mediante otro método, como una transferencia bancaria o tarjetas de regalo. Si el pago original provino de una cuenta robada o de una tarjeta comprometida, más adelante podría revertirse cuando el titular legítimo de la cuenta lo impugne. Entonces, la empresa podría perder el dinero que devolvió.
Los pagos inesperados también pueden ser intentos de probar datos de tarjetas robadas o cuentas pirateadas. Una transacción que al principio parece legítima podría dar lugar a una devolución del cargo, comisiones o pérdida de mercancías. En las estafas de phishing, el pago es el señuelo: un mensaje posterior podría dirigir al destinatario a un sitio web falso o pedirle credenciales de inicio de sesión y otros datos confidenciales.
Entre las señales de alerta están las exigencias urgentes de reembolso, las solicitudes para utilizar otro método de pago, los mensajes o enlaces enviados fuera de los canales oficiales y los pagos que no coinciden con una factura, un pedido o el registro de un cliente. Un importe redondo o un remitente desconocido deberían motivar una revisión más detenida, aunque ninguno de los dos demuestre automáticamente que se trata de un fraude.
Las empresas deberían verificar las transacciones sospechosas directamente con su banco o proveedor de pagos, utilizando el sitio web o la aplicación oficiales de este. No deberían seguir instrucciones de reembolso de un remitente sin verificar ni realizar un reembolso por separado. Si un pago parece cuestionable, el proveedor puede indicar cuál es el siguiente paso adecuado.
Unos procedimientos financieros uniformes pueden facilitar la detección de actividades irregulares. Mantener separadas las finanzas de la empresa y las personales, conciliar los pagos con los pedidos y las facturas, y vigilar los patrones normales de las transacciones puede ayudar a identificar discrepancias. Las empresas también pueden proteger sus cuentas bancarias, de pago y de correo electrónico con contraseñas únicas y autenticación de dos factores, activar alertas sobre actividades importantes en las cuentas y limitar el acceso al personal que lo necesite.
También son importantes unas normas claras para el personal. Los empleados que gestionan pagos deberían saber que los reembolsos sin explicación requieren verificación y no deben hacerse por canales alternativos. La capacitación puede ayudar a los equipos a identificar enlaces de phishing, facturas falsas y mensajes de personas que se hacen pasar por clientes o proveedores.
El artículo original también recomienda combinar estos procedimientos con protección de ciberseguridad, ya que las estafas pueden comenzar por correo electrónico o en sitios web fraudulentos, en lugar de hacerlo a través de una plataforma de pago. Destaca Bitdefender Ultimate Small Business Security, que incluye protección para dispositivos y correo electrónico, gestión de contraseñas, acceso a una VPN y funciones de protección contra estafas. Su herramienta Scam Protection Pro permite que los empleados comprueben mensajes o enlaces sospechosos, mientras que la gestión centralizada facilita la supervisión de los dispositivos. Estas herramientas pueden aportar protección, pero los pagos sospechosos siguen teniendo que verificarse con el banco o proveedor correspondiente.
Fuentes: TechRadar.